Om naar SAP S/4HANA te migreren, moeten bedrijven overstappen op het nieuwe grootboek van SAP. De SAP New General Ledger (New GL) is ontwikkeld om te voldoen aan de toegenomen eisen en steeds complexere rapportagetaken. Ten opzichte van het klassieke grootboek biedt de New GL diverse nieuwe functionaliteiten en verbeteringen. Enkele onderdelen van het klassieke grootboek (FI classic, UKV ledger, reconciliation ledger, EC-PCA, special ledger, consolidation ledger) zijn gecombineerd in de New GL. De oorspronkelijke overzichtstabel GLT0 was niet ontworpen voor de nieuwe eisen en moest daarom wijken voor de nieuwe overzichtstabel FAGLFLEXT (zie hieronder).
Bedrijven kunnen de invoering van het nieuwe grootboek het beste aanpakken door een grondige analyse van de uitgangssituatie te maken. De volgende vragen zijn hierbij relevant:
- Wordt klassieke profit center accounting gebruikt?
- Wordt de verkoopprijsmethode gebruikt?
- Worden de speciale grootboeken gebruikt? Wordt documentsplitsing al gebruikt in het bijzonder grootboek?
- Worden er andere SAP ERP-modules of business suite-modules (bijv. HCM) gebruikt?
- Hoe worden de interfaces met externe systemen behandeld? Is er een manier om de interfaces aan te passen?
- Hoe wordt consolidatie gebruikt? Hoe worden de gegevens overgedragen?
- Hoe is het openstaande postenbeheer van grootboekrekeningen ingericht?
- Hoeveel documenten zijn er in de migratieperiode?
- Hoeveel bedrijfscodes en bedrijfsoverschrijdende codevereffeningen zijn er?
- Zijn er verschillende fiscale jaarvarianten?
- Staan er extra valuta in de speciale grootboeken?
- Worden parallelle beoordelingen uitgevoerd?
Uniforme datapot en nieuwe overzichtstabel: de architectuur van de Nieuwe GL
De SAP New GL volgt de insteek om de voorgaande geïsoleerde oplossingen te combineren, zodat het gebruik van losse componenten niet langer nodig is. Sommige voorheen onafhankelijke datapotten (UKV-grootboek, winstcentrum, consolidatievoorbereiding, reconciliatiegrootboek) zijn niet langer nodig en worden overgezet naar een uniforme datapot.
In het SAP New General Ledger zijn sommige datapots die voorheen onafhankelijk waren in het klassieke grootboek niet langer beschikbaar.
In het nieuwe grootboek introduceert SAP de totalentabel FAGLFLEXT, waarmee de totalentabellen GLT0, EC-PCA, consolidatievoorbereiding, FI-SL en UKV ledger overbodig worden. De externe boekhouding wordt gecombineerd. Nieuw is ook de postentabel FAGLFLEXA. De BSEG/BKPF-tabellen blijven behouden als invoerweergave. De nieuwe GL biedt real-time integratie met CO.
De nieuwe totalentabel FAGLFLEXT weerspiegelt het multidimensionale karakter van het nieuwe grootboek. SAP zet oude datapotten over naar de nieuwe tabelstructuur. De tabel bevat ook aanvullende velden zoals kostensoort, kostenplaats, winstplaats, functiegebied en segment. Er zijn verschillende voordelen verbonden aan de nieuwe overzichtstabel. Het is nu mogelijk om analyses op profitcenter-niveau direct vanuit het grootboek uit te voeren zonder dat er een reconciliatie tussen grootboek en subadministratie moet worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen vorderingen en schulden in realtime worden verdeeld over de individuele profit centers.
Met de introductie van de nieuwe overzichtstabel FAGLFLEXT zullen enkele andere tabellen overbodig worden.
Het splitsen van documenten maakt het mogelijk om een document te distribueren naar verschillende profit centers wanneer het wordt geboekt en om verschillende evaluaties uit te voeren. Het uitgangspunt hierbij is dat het operatieve proces niet mag worden verstoord door documentsplitsing. De gegevensstroom bij het boeken van een factuur vindt in SAP New General Ledger op dezelfde manier plaats als in het klassieke grootboek.
Parallelle rekeningen of parallelle grootboeken: boekhoudopties in het nieuwe grootboek
Het nieuwe grootboek biedt de mogelijkheid om parallelle boekhouding weer te geven met behulp van parallelle rekeningen of parallelle grootboeken. Voor beide oplossingen is de standaard rapportage nog beschikbaar. In de regel worden voorvoegsels gegeven voor de respectieve rekeningen: 0 voor de gezamenlijke rekeningen, 1 voor HGB en lokale rekeningen en 2 voor de IFRS-rekeningen. De nieuwe boekhoudopties zijn eenvoudig te implementeren, gemakkelijk te begrijpen, consistent en controleerbaar. De nieuwe structuur gaat echter gepaard met meerdere waarderingen in het grootboek en een toename van het aantal rekeningen.
De juiste oplossing hangt af van de individuele situatie van het bedrijf. Als bijvoorbeeld het aantal grootboekrekeningen door extra rekeningen geen reële optie meer is en de parallelle boekhouding veel waarderingsverschillen laat zien, is de grootboekoplossing in het nieuwe grootboek zeker een aanrader. Als de boekhoudoplossing behouden moet worden, is het niet nodig om vooraf over te stappen op SAP New GL, aangezien de nieuwe functionaliteiten (nieuwe activaboekhouding en nieuw grootboek) direct kunnen worden geïmplementeerd tijdens de SAP S/4HANA-conversie. Met het oog op SAP S/4HANA zijn grootboek- en accountoplossingen gelijkwaardig.
Ledger-oplossing biedt flexibiliteit
De parallelle grootboeken hebben een leidend en niet-leidend grootboek. Hierdoor kunnen verschillende boekhoudregels worden weergegeven. SAP raadt aan om het grootboek te configureren volgens de groepsstandaard en het parallelle grootboek volgens lokale standaarden. Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het concept van parallelle grootboeken:
- Er is geen toename van het aantal accounts.
- Voor elke boekhouding is er een compleet, apart grootboek.
- Standaard rapportage is beschikbaar.
- Er kunnen verschillende fiscale jaarvarianten in kaart worden gebracht.
Verschillende boekhoudregels kunnen worden weergegeven met de leidende en niet-leidende grootboeken.
De Ledger-oplossing maakt een willekeurig aantal boeken en eenvoudige aangepaste uitbreidingen mogelijk. Het zorgt voor eindwerk en standaardrapportage voor alle grootboeken en creëert uniforme interfaces. Daarnaast dekken bedrijven internationale eisen en voldoen ze aan de geldende transparantieregelgeving. De Fast Close vermindert de behoefte aan dubbele bewerkingen en afstemmingen.
De documenttoewijzing komt op zijn beurt weer goed tot zijn recht als het gaat om het dekken van branchespecifieke vereisten. Segmenten kunnen worden geïntroduceerd als een nieuwe organisatie-eenheid. Dit is altijd geschikt wanneer de structuur van het winstcentrum niet de structuur van de segmentrapportage vertegenwoordigt. Verdere voordelen zijn de evenwichtige balansen op kenmerken, de snelle afsluiting en bijna geen gegevensredundanties.
Actieve versus passieve documentsplitsing
Een updatescenario definieert welke velden worden bijgewerkt bij het boeken van andere applicatiecomponenten in de grootboeken van het grootboek. Met het oog op de SAP S/4HANA conversie is het aan te raden omGrootboek Migratie Cockpitcreëer alle vereiste scenario's en onderhoud ze met dummy-waarden zodat ze zijn voorbereid voor later gebruik. U kunt uw eigen scenario's niet definiëren, u kunt alleen scenario's definiëren die door SAP zijn aangeleverd in Customizing.
Typische kenmerken voor een documentsplitsing zijn business area, profit center en segment. Er zijn twee procedures te onderscheiden: de actieve en de passieve documentsplitsing. Wanneer de documentsplitsing actief is, wordt de set regels opgeslagen en geconfigureerd in Customizing. Met de passieve documentsplitsing creëert het systeem een verwijzing naar de bestaande accounttoewijzingen. Deze vormen de basis voor de te splitsen regelitems.
Het splitsen van documenten is alleen van toepassing op documenten die duidelijk aan een bedrijfsproces kunnen worden toegewezen. Het is een automatische procedure. De afleiding vindt meestal plaats via de segmenttoewijzing in de profit center-stamgegevens. Als er geen profit center wordt gebruikt, kunnen de segmenten bijvoorbeeld worden afgeleid uit bepaalde stamgegevensvelden.
Simpel gezegd, documentsplitsing doorloopt vier fasen: Eerst worden de instellingen in Customizing geïnterpreteerd, gevolgd door passieve documentsplitsing (kan niet worden ingesteld in Customizing), actieve documentsplitsing en het nulsaldo (beide instelbaar in Customizing). Per fase vind je meer detailshier. Het is mogelijk om het splitsen van documenten later in te voeren, aangezien er na de SAP S/4HANA-conversie nieuwe datastructuren beschikbaar zijn die kunnen worden gebruikt voor het splitsen van documenten.
Periode eindigen met de snelle afsluiting
Het nieuwe grootboek ondersteunt Fast Close om de periodeafsluiting te versnellen. De online CO-FI-boeking elimineert het afstemmingsboek en de bijbehorende nabewerking. Door de documentsplitsing zijn vervolgafschrijvingen niet meer nodig. Ten opzichte van de periodeafsluiting zorgen de online boekingen voor een aanzienlijke vereenvoudiging. Er is nauwelijks sprake van dataredundantie, waardoor de afsluitingsactiviteiten worden verminderd.
Bovendien wordt de inspanning die het reconciliatiewerk met zich meebrengt verminderd: er is geen reconciliatieboek meer, UKV-grootboeken en consolidatievoorbereidingsgrootboeken zijn geïntegreerd. Fast Close zorgt voor real-time integratie van controlling tot financiën. Een onkostenboeking in financiële administratie activeert de debitering van een FI-rekening als een systeemactiviteit. Een CO-object, bijvoorbeeld een kostenplaats, wordt dan aan de controlerende zijde gedebiteerd. De doorboeking naar een andere kostenplaats in Controlling activeert op zijn beurt een systeemactiviteit in het ERP-systeem: De afstemmingsboeking in FI per CO-document vindt in realtime plaats, het afstemmingsboek is niet langer nodig. Al deze functionaliteiten zijn direct voor u beschikbaar wanneer u overstapt naar SAP S/4HANA.
Verminderd aantal handmatige activiteiten
Als je een crediteurenproces in het klassieke en in het nieuwe grootboek vergelijkt, wordt duidelijk welke voordelen Fast Close brengt in het SAP New General Ledger. In het klassieke grootboek werd eerst de leveranciersfactuur geboekt, gevolgd door automatische betaling. Als gevolg hiervan waren verschillende maandelijkse afsluitingstaken vereist: het uitvoeren van de volgende debetbalans, het verdelen van passiva en belastingen naar de operationele rekeningen, het uitvoeren van de "poster debet resultatenrekening" en het uitkeren van kortingen en koersverschillen naar de operationele rekeningen.
De voordelen van Fast Close kunnen worden gedemonstreerd aan de hand van het crediteurenproces als voorbeeld.
In SAP New General Ledger daarentegen gaat het boeken van de leveranciersfactuur gepaard met het automatisch splitsen van schulden en belastingen. Het splitsen van de nacalculatie gebeurt ook automatisch na de automatische betaling met online verdeling van de vervolgkosten (korting, koersverschillen). Het resultaat: er zijn geen verdere werkzaamheden nodig voor de maandafsluiting.
Conclusie: New GL is een ideale match voor SAP S/4HANA
Het nieuwe grootboek brengt een aantal nieuwe functionaliteiten met zich mee. Dankzij de multidimensionaliteit kunnen winstcentra, voorbereiding op consolidatie, GKV en UKV samen in kaart worden gebracht. Het is ook mogelijk om juridische en managementrapportages te integreren. De parallelle grootboeken maken parallelle boekhouding mogelijk volgens verschillende boekhoudprincipes. Met het segmentobjecttype is niet alleen een balans onder het bedrijfsnummer mogelijk, maar ook segmentconsolidatie. Fast Close zorgt voor real-time integratie tussen CO en FI. Bij het splitsen van het document kan de balans onder het bedrijfsnummer, segmentconsolidatie en nulsaldo worden ingesteld. Aangepaste velden vergroten de flexibiliteit. Hierdoor kan de SAP New General Ledger worden uitgebreid met klantspecifieke accounttoewijzingen en zijn evaluaties op basis van uw eigen criteria, bijvoorbeeld per regio, mogelijk.
SAP heeft oorspronkelijk de functionaliteiten van het nieuwe grootboek ingevoerd, zodat deze optimaal aansluiten bij SAP S/4HANA. Daar wordt de hoeveelheid gegevens vele malen kleiner, individuele gebieden kunnen beter op elkaar worden afgestemd. Technische voorwaarden voor de migratie zijn de activering van de noodzakelijke bedrijfsfuncties en de bijbehorende uitbreidingspakketten.